Zarządzanie

Jak mierzyć czas pracy?

Czy zastanawiasz się nad tym ile czasu poświęcasz na poszczególne projekty w ramach swoich działań? A może masz potrzebę sprawdzić i przeanalizować nad czym pracuje Twój zespół? To informacje niezbędne, żeby określić rentowność poszczególnych działań i wyciągać dane do późniejszej strategii sprzedaży. Nie ważne czy jesteś jednoosobową firmą czy wielką korporacją.

Jak to robić? To nie trudne! Dawne uciążliwe statystyki prowadzone w arkuszach kalkulacyjnych zostały zastąpione przez wielofunkcyjne aplikacje, które mierzą, planują i rozliczają czas pracy.

Poniżej podrzucamy Ci opis i porównanie różnych (przykładowych) programów służących do pomiaru, zarządzania czasu oraz planowania projektów. W naszym zestawieniu skupiamy się głównie na programach służących do pomiaru czasu, rozbudowanych o dodatkową funkcjonalność:

Kimai

https://kimai.orgBezpłatnyWłasny hosting

Kimai to darmowy i otwarty timetracker. Śledzi czas pracy i drukuje podsumowanie twoich działań na żądanie. Co roku, co miesiąc, codziennie, według klienta, według projektu. Program prosty i intuicyjny w obsłudze, a jednocześnie o bardzo rozbudowanej funkcjonalności. Dzięki interfejsowi opartemu na przeglądarce Kimai działa na różnych platformach, nawet na urządzeniach mobilnych.

Lista funkcji Kimai:

  • Program online na komputery stacjonarne, laptopy, urządzenia mobilne i smartwear.
  • Zestaw funkcji można rozszerzyć o wtyczki (część bezpłatne).
  • Instalacja obsługuje nieograniczoną liczbę użytkowników o różnych rolach.
  • Jest przetłumaczony na wiele języków także polski.
  • Można utworzyć zespoły, aby pogrupować użytkowników w logiczne grupy, takie jak działy lub powiązane grupy projektowe. Do tych zespołów można przypisać klientów i projekty, co ograniczy widoczność i dostęp dla innych użytkowników.
  • Zarządzanie klientami i projektami dla każdego klienta za pomocą numeru zamówienia, budżetu i widoczności.
  • Działania (lub zadania) służą do przypisywania jednostki pracy do wpisów w karcie czasu pracy.
  • Różne szablony, kalkulator, generator numerów faktur i możesz dodawać własne szablony w formatach plików: XLSX, ODS, CSV, DOCX.
  • Dane z grafiku mogą być eksportowane do wykorzystania w innych programach lub w celu udostępniania ich różnym działom w formatach: XLSX (Excel), PDF, CSV i HTML. Ponadto eksportowane rekordy można zablokować i zabezpieczyć przed dalszymi zmianami.
PlusyMinusy
Darmowy i hostowany na własnych serwerachWłasny hosting wymaga sporej wiedzy bądź zlecenia pracy specjaliście.
Olbrzymie możliwości konfiguracyjneObsługa, dbanie o działanie aplikacji (maintenance), aktualizacje i naprawy – we własnym zakresie.
Przyjazny i przetłumaczony interfejs. 
Wtyczki (w tym darmowe) rozszerzające działanie programu 
Możliwość budżetowania projektu i wystawiania faktur 

Teamwork

https://teamwork.com9$ / użytkownik miesięcznieHostowane przez producenta

Narzędzie do zarządzania pracą i projektami, które pomaga zespołom poprawić współpracę, widoczność, odpowiedzialność i ostatecznie wyniki. Ułatwia nie tylko dostęp do projektów, nad którymi pracują, ale też komunikowanie się ze swoim zespołem i planowanie dalszych działań.

Oprogramowanie przeznaczone do pracy w środowisku wieloosobowego zespołu pracującego nad wieloma projektami. Jest częścią zestawu aplikacji online Teamwork przeznaczonych do pracy grupowej.

Lista funkcji Teamwork:

  • Zestaw programów do pracy grupowej zapewniający pomiar czasu,
  • Możliwość tworzenia subtasków, zależności między taskami i „kamieni milowych”
  • Webhooki
  • Wykresy Gantta
PlusyMinusy
Program online dostępny w postaci chmurowejStałe opłaty za program jako usługę (brak własności).
Bezpłatnie do 5 użytkownikówOgraniczona możliwość tworzenia zespołów.
Aplikacje desktopowe i mobilneTrial ograniczony do 21 dni
Integracje z zewnętrznymi usługami jak Google Drive czy Dropbox 

Toggl

https://toggl.com9$ / użytkownik miesięcznieHostowane przez producenta

Prosta aplikacja online pozwalająca zarządzać swoim czasem pracy. Zadania można wpisywać ręcznie bądź  uruchamiać poprzez «stoper».

Lista funkcji Toggl:

  • Szybkie i proste uruchamianie timerów (opis można dodać później).
  • Aplikacja wykrywa bezczynność i przypomina o uruchomieniu zadania lub o zakończeniu zbyt długo działającego.
  • Duża ilość integracji z aplikacjami zewnętrznymi.
  • Rozliczenia kosztów i zysków projektu dla lideró
  • Team Dashboard dla wspólnych zadań
  • Możliwość automatyzacji zadań – przypomnienia e-mail, alerty itp.
PlusyMinusy
Program online dostępny w postaci chmurowej.Stałe opłaty za program jako usługę (brak własności).
Możliwość importowania i eksportowania danych. 
Przejrzysty moduł raportów. 
  

PomoDoneApp

https://pomodoneapp.com2,29$ / użytkownik miesięcznieHostowane przez producenta i jako dodatek do przeglądarki

Aplikacja do mierzenia czasu zadań zgodnie z techniką Pomodoro. Aplikacja służy jako „uzupełnienie” innych systemów planowania zadań i integruje się z nimi poprzez wtyczkę w przeglądarce, aplikację desktopową lub mobilną.

Lista funkcji PomoDoneApp:

  • Zintegrowany timer dla wielu aplikacji do działania wg metody Pomodoro.
  • Aplikacja działa zarówno samodzielnie, jak i dodatek do przeglądarki.
PlusyMinusy
Zunifikowany wygląd dla aplikacji i dodatkuPłatne integracje.
Wielosystemowa i wieloplatformowa aplikacjaAplikacja skupiona na konkretnym modelu timetracking.
Bezpłatne konto dla początkującego użytkownikaStałe opłaty za program jako usługę (brak własności).
Możliwość definiowania własnych timerów i interwałówBrak języka polskiego.

WorkTime

https://worktime.pl29 PLN / użytkownik miesięcznieHostowane przez producenta

Polska aplikacja online do planowania, nadzorowania i rozliczania czasu pracy. Bardziej dopracowana, lecz płatna wersja Kimai.

Lista funkcji WorkTime:

  • Zintegrowany timer dla wielu aplikacji do działania wg metody Pomodoro.
  • Aplikacja działa zarówno samodzielnie, jak i dodatek do przeglądarki.
PlusyMinusy
Czytelny i szczegółowy interface.Stałe opłaty za program jako usługę (brak własności).
Możliwość wystawiania faktur. 
Wbudowany moduł chatu. 
Rozbudowane moduły raportów. 
Interface w języku polskim – dostosowanie do polskich warunków. 

Clockify

https://clockify.me9,99$ / użytkownik miesięcznieHostowane przez producenta

Mierzenie czasu pracy dla pojedynczych wykonawców i dużych przedsiębiorstw.

Lista funkcji Clockify:

  • Nielimitowana ilość użytkowników i projektów w wersji bezpłatnej
  • Wykorzystywany przez duże korporacje
  • Aplikacja desktopowa dla równych systemów
PlusyMinusy
Czytelny i szczegółowy interface.Stałe opłaty za program jako usługę (brak własności).
Możliwość wystawiania faktur.Brak języka polskiego.
Wbudowany moduł chatu. 
Rozbudowane moduły raportów. 
Niska cena startowa. 

Podsumowanie

Przed przystąpieniem do wyboru programu do pomiaru czasu pracy odpowiedz sobie na kilka pytań:

  • czy pracuję samodzielnie, czy nasza praca jest zespołowa?
  • jaką mamy specyfikę pracy (projekty, krótkie zadania, zhierarchizowane czynności itp.)?
  • jakie obecnie są używane przez nas programy i jaki schemat pracy (workflow) obowiązuje w naszej firmie?
  • czy posiadamy własną infrastrukturę i specjalistów do obsługi, czy chcemy ten ciężar zdjąć z siebie?
  • jaki budżet przewidujemy obecnie na program i ile będzie kosztował jego rozwój (rozszerzenie funkcjonalności, zwiększenie ilości osób)?

Te odpowiedzi pozwolą Ci na optymalny wybór programu dostosowanego do specyfiki działalności i integrującego się z obecnie używanymi narzędziami. Wybór odpowiedniego oprogramowania  powinien zminimalizować koszty zakupu i utrzymania, a jednocześnie podnieść produktywność naszej pracy i łatwość rozliczeń z kontrahentami. Dobrych decyzji! ;)

Szepnij o nas słówko
0